صورت جلسه شورای دبیران: نمونه متوسطه اول و دوم برای هر ماه سال

صورتجلسه شورای دبیران را چه کسی می‌نویسد و چه چیزی در آن می‌آید؟

زنگ آخر خورده، دبیرها خسته در دفتر نشسته‌اند و مدیر سه موضوع پشت‌سرهم مطرح می‌کند: نمره‌های مستمر، دانش‌آموزان کم‌کار و تاریخ جلسه اولیا. چهل دقیقه بعد همه می‌روند و دبیر شورا می‌ماند با دفتر صورت‌جلسه و چند خط ناقص: «قرار شد … تا کی؟ با چه کسی؟»

طبق ماده ۱۸ آیین‌نامه اجرایی مدارس (مصوب مرداد ۱۴۰۰)، دبیر شورا در اولین جلسه سال از بین اعضا انتخاب می‌شود و باید خلاصه مذاکرات یا تصمیم‌های هر جلسه را ثبت کند و به امضای اعضا برساند. پس صورتجلسه شورای دبیران سند رسمی مدرسه است و باید دو چیز را روشن نشان دهد: چه تصمیمی گرفته شد و اجرای آن با چه کسی و تا چه تاریخی است. این راهنما ساختار آن را می‌دهد، دستور جلسه پیشنهادی هر ماه را و دو نمونه کامل آبان، یکی برای متوسطه اول و یکی برای متوسطه دوم.

شورای دبیران چیست و چه کسانی عضو آن هستند؟

در آیین‌نامه اجرایی مدارس نام رسمی این شورا «شورای معلمان» است و یکی از پنج رکن مدرسه شمرده می‌شود (ماده ۸). در دبیرستان‌ها به همین شورا «شورای دبیران» هم می‌گویند و در دبستان همان «شورای معلمان» است. قاعده‌هایی که در متن آیین‌نامه آمده:

• اعضا: همه معلمان، مربیان و مشاوران مدرسه (ماده ۱۷). حضور همه اعضا الزامی است (تبصره ۵).

• رئیس: مدیر مدرسه؛ در غیاب او نایب‌رئیسی که خود شورا تعیین کرده است (ماده ۱۸).

• دبیر شورا: در اولین جلسه با انتخاب اعضا؛ ثبت خلاصه مذاکرات و تصمیم‌ها و گرفتن امضای اعضا با اوست.

• تعداد جلسه‌ها: دست‌کم ماهی یک‌بار. اولین جلسه ترجیحاً قبل از بازگشایی و حداکثر تا ده روز بعد از آن (تبصره ۳).

• زمان جلسه: طوری که ساعت آموزشی دانش‌آموزان تعطیل نشود (تبصره ۴).

• مهمان: مدیر می‌تواند از کارشناسان و صاحب‌نظران آموزش و پرورش دعوت کند (تبصره ۱).

شورا می‌تواند گروه‌های درسی تشکیل دهد (تبصره ۲) و در فهرست وظایفش، از بودجه‌بندی برنامه درسی تا بررسی علل افت تحصیلی و برنامه‌ریزی برای ارزشیابی‌های داخلی، هماهنگ و نهایی، آمده است. شکل فرم صورت‌جلسه در آیین‌نامه تعیین نشده؛ اگر اداره منطقه یا مدرسه فرم خودش را دارد، همان را پر کنید.

۶ بخش صورت جلسه شورای دبیران

1. مشخصات جلسه: نام مدرسه و دوره، شماره جلسه در سال، تاریخ، ساعت شروع و پایان، محل.

2. حاضران و غایبان: تعداد اعضای حاضر از کل («۱۴ نفر از ۱۶ نفر»)، نام غایبان و علت (اگر مدرسه می‌خواهد) و مهمان‌ها.

3. دستور جلسه: همان موضوع‌هایی که از قبل اعلام شد، شماره‌دار.

4. پیگیری مصوبات جلسه قبل: هر مصوبه یک خط: «انجام شد»، «در حال انجام» یا «به جلسه بعد».

5. گزارش‌ها و بحث‌ها: برای هر بند دستور جلسه چند جمله خلاصه، بدون نقل همه حرف‌ها.

6. مصوبات: هر مصوبه با مسئول و مهلت. «دبیران پیگیری کنند» مصوبه نیست؛ «دبیران ریاضی پایه هشتم تا ۳۰ آبان کلاس رفع اشکال را شروع کنند» مصوبه است.

پای برگه، جای امضای حاضران و امضای مدیر به‌عنوان رئیس شورا را بگذارید.

نمونه صورتجلسه شورای دبیران متوسطه اول (آبان)

مدرسه، عددها و تاریخ‌ها فرضی‌اند و به جای نام افراد، سمت آمده است. ترتیب «خلاصه، نکات، کارهای بعدی» همان چیزی است که صدانویس در حالت «جلسه» از ضبط صدا بیرون می‌کشد.

هر مصوبه یک مسئول مشخص و یک تاریخ دارد. در جلسه آذر، بخش «پیگیری جلسه قبل» از روی همین چهار خط پر می‌شود.

نمونه صورتجلسه شورای دبیران متوسطه دوم (آبان)

در متوسطه دوم، امتحان‌های نهایی و رشته‌ها دستور جلسه را سنگین‌تر می‌کنند. این نمونه کوتاه‌تر است و فقط بخش‌هایی را دارد که با نمونه قبل فرق می‌کند.

دستور جلسه شورای دبیران برای هر ماه، از مهر تا خرداد

این فهرست پیشنهاد است، نه بخشنامه. تاریخ امتحان‌ها و برنامه‌های رسمی را از تقویم اجرایی استان و ابلاغ‌های اداره خودتان بگیرید. هر ماه بند «پیگیری مصوبات جلسه قبل» ثابت است و اینجا تکرار نشده.

• مهر (اولین جلسه): انتخاب دبیر شورا و نایب‌رئیس، معرفی همکاران تازه، بودجه‌بندی درس‌ها، تشکیل گروه‌های درسی، انتخاب نماینده شورا برای شورای مدرسه و انجمن اولیا، قاعده‌های کلاس و تکلیف.

• آبان: نتیجه ارزشیابی مستمر مهر، کلاس رفع اشکال، برنامه جلسه اولیا، آزمون‌های میان‌نوبت.

• آذر: آمادگی برای امتحان‌های نوبت اول، جدول امتحان و مراقبت، جمع‌بندی درس‌ها.

• دی: اجرای امتحان‌ها، تقسیم کار تصحیح و ثبت نمره، رسیدگی به غیبت در روز امتحان طبق مقررات.

• بهمن: تحلیل نتیجه نوبت اول به تفکیک درس و پایه، دانش‌آموزان در خطر افت، برنامه نیم‌سال دوم.

• اسفند: پیشرفت بودجه‌بندی، فعالیت‌های پایان سال شمسی، برنامه و تکلیف تعطیلات نوروز.

• فروردین: برگشت به درس بعد از نوروز، جبران عقب‌ماندگی، شروع جمع‌بندی.

• اردیبهشت: جمع‌بندی و مرور، جدول امتحان‌های نوبت دوم، هدایت تحصیلی پایه نهم در متوسطه اول.

• خرداد: اجرای امتحان‌ها، جمع‌بندی سال، گزارش عملکرد شورا، پیشنهاد برای سال بعد، برنامه تابستان و امتحان‌های جبرانی.

و شهریور: طبق تبصره ۳، اولین جلسه سال ترجیحاً قبل از بازگشایی برگزار می‌شود؛ اگر مدرسه شما آن را در شهریور گذاشت، دستورش همان بند مهر است.

چه چیزی در صورت‌جلسه شورا نمی‌آید

• نام دانش‌آموز کنار مشکل درسی یا انضباطی: برگه شورا را همه اعضا می‌خوانند و امضا می‌کنند. پرونده هر دانش‌آموز جای خودش را دارد.

• نمره تک‌تک دانش‌آموزان: کافی است بنویسید «در ریاضی پایه هشتم بیشترین نمره‌های پایین ثبت شد».

• متن آماده سال قبل: اگر مصوبه‌های آبان امسال عین آبان پارسال باشد، کسی دنبال اجرایش نمی‌رود.

• بحث تند و جمله‌های شخصی: فقط نتیجه را بنویسید: «موضوع ساعت کلاس جبرانی به جلسه بعد موکول شد».

ابتدایی، متوسطه اول، متوسطه دوم و هنرستان؛ چه فرقی دارند؟

• ابتدایی دوره اول و دوم: نامش «شورای معلمان» است و ساختار صورت‌جلسه همین شش بخش است. آیین‌نامه برای دوره ابتدایی تشکیل «گروه‌های هم‌پایه» را هم در وظایف شورا آورده؛ گزارش این گروه‌ها را می‌شود بند ثابت دستور جلسه کرد.

• متوسطه اول (هفتم تا نهم): ارزشیابی مستمر، کلاس رفع اشکال و برنامه هدایت تحصیلی پایه نهم بندهای پرتکرارند.

• متوسطه دوم: درس‌های امتحان نهایی، برنامه رشته‌ها، آزمون‌های میان‌نوبت و ساعت مشاوره.

• هنرستان: علاوه بر این‌ها، کارگاه‌ها، ایمنی کارگاه و هماهنگی کارورزی هم در دستور جلسه می‌آیند.

جلسه را ضبط کنید، بعد بنویسید

• اول جلسه اعلام کنید که صدا فقط برای نوشتن صورت‌جلسه ضبط می‌شود و فایل جایی پخش نمی‌شود. اگر یکی از اعضا مخالف بود، آن بخش را دستی یادداشت کنید.

• گوشی را وسط میز بگذارید و با برنامه ضبط صدای خود گوشی ضبط کنید. ضبط‌کننده داخل صدانویس برای یادداشت‌های کوتاه تا ۱۵ دقیقه است؛ برای جلسه یک‌ساعته فایل گوشی را بعداً آپلود کنید.

• هر کس اولین بار حرف می‌زند، سمتش را بگوید («دبیر ریاضی هشتم…»). صدانویس گوینده‌ها را خودش جدا نمی‌کند و همین جمله در متن نشان می‌دهد چه کسی گفته است.

• بعد از هر بند، رئیس شورا تصمیم را با صدای بلند جمع‌بندی کند: «پس کلاس رفع اشکال از ۳۰ آبان، با دبیر ریاضی». همین جمله دقیق‌ترین خط صورت‌جلسه می‌شود.

صورت‌جلسه شورا را با صدانویس آماده کنید

صدانویس فایل صوتی جلسه را به متن فارسی با زمان‌بندی تبدیل می‌کند و در حالت «جلسه»، خلاصه، نکات کلیدی و کارهای بعدی را بیرون می‌کشد؛ مسئول و موعد هر کار را اگر در جلسه گفته شده باشد، می‌آورد. فایل تا ۱۲۰ دقیقه پذیرفته می‌شود.

1. لینک پایین صفحه، صدانویس را با نوع «جلسه» و «خلاصه و ویرایش هوشمند متن» روشن باز می‌کند. فایل ضبط‌شده را آپلود کنید (راهنمای تبدیل فایل صوتی)؛ مدت فایل و هزینه را قبل از پرداخت می‌بینید.

2. خروجی را با شش بخش بالا مقایسه کنید: تعداد حاضران و نام غایبان را خودتان اضافه کنید و هر نام دانش‌آموزی را که در خلاصه آمده پاک کنید.

3. خروجی Word راست‌چین بگیرید و در فرم مدرسه کپی کنید (راهنمای خروجی Word).

صورت‌جلسه‌های دیگر مدرسه هم همین راه را دارند: فهرست کامل در صورت‌جلسه‌های مدرسه آمده و نمونه‌های شورای مدرسه و انجمن اولیا و مربیان آبان جدا نوشته شده‌اند.