دفتریار۹ دقیقه مطالعه
۹۹ نوبت مراقبت در ۹ روز: صورت جلسه ستاد امتحانات مدرسه چطور تقسیمش میکند؟
نمونه صورت جلسه ستاد امتحانات مدرسه برای نوبت اول: اعضای جلسه، قاعده‌های آییننامه، تقسیم کار مراقبان با جدول، نمونه کامل آذر ۱۴۰۵ و نوشتنش از ضبط جلسه.
صورتجلسه ستاد امتحانات، آماده چاپ
اولین سندت با هوش مصنوعی رایگان ساخته می‌شه؛ اولش رو ببین، بعد تصمیم بگیر. قالب خام هم همیشه رایگانه.
نمونه صورت جلسه ستاد امتحانات مدرسه برای چه لازم است؟
برنامه امتحان نوبت اول روی تابلو رفته و اولیا عکسش را در گروه گذاشته‌اند. ولی روز اول امتحان، ساعت هفت و نیم صبح، معاون اجرایی تازه می‌فهمد دو دبیری که در جدول مراقبت بودند آن روز کلاس ندارند و نمی‌آیند، اتاق جدای دانش‌آموزی که وقت بیشتر لازم دارد کلید ندارد و کسی نمی‌داند برگه‌ها را بعد از امتحان چه کسی می‌شمارد.
صورتجلسه ستاد امتحانات برای همین است: جلسه‌ای در آذر که همه این‌ها را پیش از دی تصمیم بگیرد و روی کاغذ بیاورد. این راهنما می‌گوید چه کسانی در جلسه‌اند، آییننامه ارزشیابی درباره امتحان نوبت اول چه می‌گوید، تقسیم کار مراقبان را چطور حساب و ثبت کنید، و یک صورتجلسه کامل برای الگو می‌دهد.
هفت بخش صورتجلسه ستاد امتحانات
عنوان و شماره جلسه: «جلسه دوم ستاد امتحانات نوبت اول، سال تحصیلی ۱۴۰۵–۱۴۰۶».
مشخصات: نام مدرسه و دوره، تاریخ با روز هفته، ساعت، محل.
حاضران و غایبان: با سمت. اگر مدرسه برای اعضای ستاد ابلاغ کتبی صادر کرده، شماره و تاریخش را هم بیاورید.
دستور جلسه: برنامه امتحان، جا و چیدمان، جدول مراقبان، دانش‌آموزان با شرایط ویژه، سؤال‌ها و برگه‌ها، نمره و مهلت‌ها.
مصوبات شماره‌دار: هر تصمیم یک خط، با عدد: چه روزی، چند مراقب، کدام اتاق.
کارهای بعدی: هر کار با مسئول و مهلت.
پیوست: جدول مراقبان روزبه‌روز. صورتجلسه فقط قاعده را می‌گوید؛ جدول، اسم‌ها را.
اعضای ستاد امتحانات مدرسه چه کسانی هستند؟
آییننامه ارزشیابی دوره اول متوسطه که برای این راهنما خواندیم، نهادی به اسم «ستاد امتحانات» تعریف نکرده است. «ستاد امتحانات» نام کاری جلسه‌ای است که مدرسه برای برگزاری امتحان‌ها تشکیل می‌دهد. پس آن را «جلسه ستاد امتحانات» یا «جلسه هماهنگی امتحانات» بنویسید و عنوان «شورا» رویش نگذارید؛ ماده ۲۴ آییننامه اجرایی مدارس (مصوب ۱۴۰۰) می‌گوید به غیر از موارد همان آییننامه، تشکیل هیچ انجمن و شورایی در مدرسه مجاز نیست.
ترکیب رایج این جلسه، که مدیر در نهایت تعیینش میکند:
مدیر: ریاست جلسه و امضای نهایی برنامه.
معاون آموزشی: برنامه امتحان، سؤال‌ها، نمره‌ها و مهلت‌ها.
معاون اجرایی: جا، چیدمان صندلی‌ها، کلید اتاق‌ها، تکثیر و نگهداری برگه‌ها.
مشاور: دانش‌آموزانی که شرایط ویژه دارند و آرامش بچه‌ها در هفته امتحان.
نماینده دبیران: دستکم یک نفر از درس‌های پرحجم، که نظر همکاران را درباره فاصله امتحان‌ها بیاورد.
اگر جلسه برای کل مدرسه است، بحث‌های بزرگ‌تر (مثلاً تعطیلی کلاس‌ها در ایام امتحان) جایشان شورای مدرسه است، و گزارش آمادگی درس‌ها در شورای دبیران آذر.
آییننامه ارزشیابی درباره امتحان نوبت اول چه می‌گوید
این قاعده‌ها از «آییننامه ارزشیابی پیشرفت تحصیلی-تربیتی دوره اول متوسطه» (مصوب کمیسیون معین شورای عالی آموزش و پرورش، ۴ مهر ۱۳۹۷) است و مستقیم در صورتجلسه ستاد اثر دارد:
زمان: ارزشیابی نوبت اول تا پایان دی‌ماه است.
چه کسی برگزار میکند: امتحان پایانی پایه‌های هفتم و هشتم و نوبت اول پایه نهم داخلی است و مدرسه خودش برگزارش میکند.
از چه مطالبی: امتحان پایانی نوبت اول فقط از مطالبی است که در همان نوبت تدریس شده است.
کلاس‌ها: در ایام امتحان پایانی نوبت اول، کلاس‌ها دایر است. مدرسه فقط با مجوز کمیسیون خاص اداره آموزش و پرورش محل می‌تواند حداکثر دو هفته پشت‌سرهم کلاس را تعطیل کند و باید کتبی به اولیا خبر بدهد.
نمره‌ها: معلم نمره ارزشیابی مستمر را حداکثر پنج روز پیش از امتحان پایانی به دفتر مدرسه می‌دهد، و فهرست نمره امضاشده هر درس حداکثر ده روز بعد از پایان ارزشیابی آن نوبت تحویل می‌شود.
شرایط ویژه: برای دانش‌آموزی که نقص عضو مؤثر در امتحان دارد، مدیر با اطلاع اداره تسهیلات متناسب فراهم میکند.
تخلف: با متخلف طبق «آییننامه رسیدگی به تخلفات امتحانی» رفتار می‌شود، نه با تصمیم همان جلسه.
بخشنامه‌های هر سال و استان ممکن است جزئیات تازه‌ای اضافه کنند؛ پیش از جلسه، آخرین ابلاغ اداره خودتان را کنار آییننامه بگذارید. برای متوسطه دوم و پایه‌هایی که امتحان نهایی دارند، آییننامه و برنامه همان دوره ملاک است.
تقسیم کار مراقبان: ۶ تصمیمی که باید در صورتجلسه بیاید
آییننامه درباره تعداد مراقب و چیدمان حرفی نزده است؛ این‌ها تصمیم خود مدرسه است و دقیقاً به همین دلیل باید در صورتجلسه ثبت شود:
حساب کل نوبت‌ها: تعداد اتاق‌ها × مراقب هر اتاق × روزهای امتحان. این عدد را بنویسید؛ بعد بر تعداد آدم‌های در دسترس تقسیم کنید تا معلوم شود هر نفر چند نوبت دارد.
مراقب هر اتاق: کلاس معمولی یک مراقب و یک مراقب سیار برای هر طبقه، سالن بزرگ دو یا سه نفر. هر عددی که تصویب می‌کنید، بنویسید.
دبیر همان درس: یک قاعده ساده که می‌توانید تصویب کنید: دبیر هر درس روز امتحان خودش مراقب نباشد، ولی در ربع ساعت اول برای رفع ابهام سؤال در دسترس باشد. اگر مدرسه شما قاعده دیگری دارد، همان را صریح بنویسید.
روزهای حضور: مراقب را فقط در روزهایی بگذارید که در مدرسه است. برنامه حضور هر همکار را از معاون آموزشی بگیرید و پیش از نوشتن جدول با آن تطبیق دهید.
مراقب ذخیره: هر روز یک نفر ذخیره که از ساعت شروع در مدرسه است. همین یک خط مشکل صبح اول دی را حل میکند.
پایان امتحان: چه کسی برگه‌ها را می‌شمارد، با فهرست حاضران تطبیق می‌دهد، امضا میکند و به چه کسی تحویل می‌دهد.
وظایف خود مراقب در جلسه امتحان (کنترل حضور، اعلام زمان، جمع کردن برگه‌ها، ثبت هر اتفاق غیرعادی) را می‌توانید یک‌بار در پیوست صورتجلسه بنویسید و همان را اول دی به همه مراقبان بدهید.
نمونه کامل: جلسه ستاد امتحانات نوبت اول یک دبیرستان دوره اول
مدرسه، عددها و تاریخ‌ها فرضی‌اند و افراد فقط با سمت آمده‌اند. حساب مراقبان این‌طور درآمده: هشت کلاس (هفتم و هشتم هر کدام سه کلاس، نهم دو کلاس)؛ هفتم و هشتم در شش کلاس خودشان با یک مراقب و دو مراقب سیار برای دو طبقه، و نهم با هم در نمازخانه با سه مراقب. یعنی هر روز ۱۱ نفر و در ۹ روز امتحان ۹۹ نوبت.
عنوان: جلسه دوم ستاد امتحانات نوبت اول، سال تحصیلی ۱۴۰۵–۱۴۰۶.
مشخصات: دبیرستان دوره اول «یاس» (فرضی)، ۲۳۶ دانش‌آموز در ۸ کلاس؛ سه‌شنبه ۱۰ آذر ۱۴۰۵، ساعت ۱۳:۳۰ تا ۱۴:۵۰، دفتر معاونت.
حاضران: مدیر، معاون آموزشی، معاون اجرایی، مشاور، نماینده دبیران ریاضی و علوم، نماینده دبیران ادبیات و عربی. غایب با عذر: دبیر تربیت‌بدنی.
دستور جلسه: ۱. تأیید برنامه امتحان؛ ۲. جا و چیدمان؛ ۳. جدول مراقبان؛ ۴. دانش‌آموزان با شرایط ویژه؛ ۵. سؤال، تکثیر و برگه‌ها؛ ۶. مهلت نمره‌ها.
خلاصه: معاون آموزشی برنامه ۹ روزه را خواند. معاون اجرایی گفت با ۱۵ نفر در دسترس، هر نفر ۶ یا ۷ نوبت مراقبت دارد. نماینده دبیران خواست ریاضی و علوم در دو روز پشت‌سرهم نباشند. مشاور گفت برای دو دانش‌آموز، طبق مدارک پرونده، اتاق جدا و ۲۰ دقیقه وقت بیشتر لازم است.
مصوبه ۱: امتحانات از یکشنبه ۱۳ دی تا چهارشنبه ۲۳ دی، روزهای شنبه تا چهارشنبه، ساعت ۸ تا ۹:۳۰. کلاس‌ها از ساعت ۱۰ طبق برنامه دایر است.
مصوبه ۲: پایه‌های هفتم و هشتم در کلاس خودشان، هر کلاس یک مراقب و هر طبقه یک مراقب سیار؛ پایه نهم در نمازخانه با فاصله یک صندلی و سه مراقب. جمع روزانه ۱۱ نفر، کل ۹۹ نوبت.
مصوبه ۳: دبیر هر درس روز امتحان همان درس مراقب نیست و از ۸ تا ۸:۱۵ در دفتر معاونت برای پاسخ به ابهام سؤال حاضر است.
مصوبه ۴: هر روز یک مراقب ذخیره از ساعت ۷:۳۰ در مدرسه است؛ نوبت ذخیره هم در جدول شمرده می‌شود.
مصوبه ۵: اتاق مشاوره برای دو دانش‌آموز با شرایط ویژه، با یک مراقب جدا و ۲۰ دقیقه وقت اضافه؛ با اطلاع اداره.
مصوبه ۶: پایان هر جلسه، مراقب برگه‌ها را با فهرست حاضران تطبیق می‌دهد، تعداد را روی پاکت می‌نویسد، امضا میکند و تا ۹:۴۵ به معاون آموزشی تحویل می‌دهد.
مصوبه ۷: نمره مستمر هر درس حداکثر پنج روز پیش از امتحان همان درس به دفتر می‌رسد.
کار بعدی: جدول مراقبان روزبه‌روز، تطبیق‌شده با روزهای حضور هر همکار، مسئول: معاون اجرایی، مهلت: ۱۷ آذر.
کار بعدی: تحویل سؤال هر درس در پاکت دربسته، مسئول: هر دبیر، مهلت: ۳۰ آذر.
کار بعدی: اطلاع برنامه به اولیا در گروه مدرسه و تابلو، مسئول: معاون آموزشی، مهلت: ۲۰ آذر.
کار بعدی: هماهنگی اتاق مشاوره و نامه به اداره درباره دو دانش‌آموز، مسئول: مدیر و مشاور، مهلت: ۲۴ آذر.
جلسه بعد: سه‌شنبه ۲۴ آذر، تأیید جدول نهایی مراقبان و آمادگی سؤال‌ها. امضای حاضران در پایین برگه.
پیوست همین صورتجلسه جدولی است با ۹ ستون (روزهای امتحان) و ۱۱ ردیف (اتاق‌ها و مراقبان سیار و ذخیره)؛ اسم همکاران آن‌جا می‌آید، نه در متن مصوبات. اگر کسی روزش عوض شد، فقط جدول عوض می‌شود و مصوبه‌ها سر جایشان می‌مانند.
چه چیزی در صورتجلسه ستاد امتحانات نمی‌آید
اسم و شرایط دانش‌آموزان ویژه: بنویسید «دو دانش‌آموز طبق مدارک پرونده»؛ جزئیات در پرونده مشاوره می‌ماند.
متن سؤال‌ها یا هر سرنخی از آن‌ها: صورتجلسه را چند نفر می‌بینند.
قضاوت درباره همکاران: «فلانی همیشه دیر می‌آید» جایش صورتجلسه نیست؛ تصمیم را بنویسید: «مراقب ذخیره از ۷:۳۰».
تصمیم درباره تخلف یک دانش‌آموز: این کار روال و آییننامه خودش را دارد.
جلسه را ضبط کنید، صورتجلسه را صدانویس بنویسد
معاون آموزشی معمولاً هم جلسه را می‌گرداند و هم باید صورتجلسه بنویسد. جلسه را با اطلاع حاضران با گوشی ضبط کنید. صدانویس فایل را به متن فارسی تبدیل میکند و در حالت «جلسه»، خلاصه، نکات کلیدی و کارهای بعدی را با مسئول و مهلت جدا میکند. خروجی Word راست‌چین را در فرم مدرسه می‌گذارید (راهنمای خروجی Word).
سر هر بند دستور جلسه، شماره‌اش را بلند بگویید و بعد از هر تصمیم جمع‌بندی کنید: «پس مصوبه سه: دبیر همان درس مراقب نیست». هر کس هم پیش از حرف زدن سمتش را بگوید؛ صدانویس گوینده‌ها را خودش جدا نمی‌کند.
لینک پایین صفحه صدانویس را با نوع «جلسه» و «خلاصه و ویرایش هوشمند متن» باز میکند. فایل را آپلود کنید؛ مدت فایل و هزینه را قبل از پرداخت می‌بینید.
خروجی را با هفت بخش بالا تطبیق دهید، حاضران و شماره ابلاغ را اضافه کنید و جدول مراقبان را جدا پیوست کنید.
تقویم همه جلسه‌های سال در صورت‌جلسه‌های مدرسه در یک صفحه آمده است. برای دانش‌آموزان همین امتحان‌ها هم برنامه ریزی امتحانات دی ماه را نوشته‌ایم.
صورتجلسه ستاد امتحانات، آماده چاپ
نوع جلسه از قبل انتخاب شده؛ تاریخ، حاضران و چند خط یادداشت را بنویس. قالب خام با جدول حاضران و مصوبات رایگان است؛ نسخه رسمی و مرتب با هوش مصنوعی فقط ۱ اعتبار.
ساخت صورتجلسهاولین سندت با هوش مصنوعی رایگان ساخته می‌شه؛ اولش رو ببین، بعد تصمیم بگیر. قالب خام هم همیشه رایگانه.
سؤال‌های رایج
اعضای ستاد امتحانات مدرسه چه کسانی هستند؟
آییننامه ارزشیابی دوره اول متوسطه ترکیب ثابتی برایش تعیین نکرده و مدیر آن را مشخص میکند. ترکیب رایج: مدیر، معاون آموزشی، معاون اجرایی، مشاور و دستکم یک نماینده دبیران.
جلسه ستاد امتحانات نوبت اول کی تشکیل شود؟
پیشنهاد ما دو جلسه است: اولی در آبان برای برنامه و جا، دومی در آذر برای جدول مراقبان و دانش‌آموزان با شرایط ویژه. ارزشیابی نوبت اول طبق آییننامه تا پایان دی تمام می‌شود، پس جدول باید دستکم دو هفته پیش از اولین امتحان قطعی شود.
صورت جلسه ستاد امتحانات را چه کسی امضا میکند؟
روال هر مدرسه و اداره فرق دارد. معمولاً حاضران در جلسه پایین برگه را امضا می‌کنند و مدیر برنامه نهایی را تأیید میکند. اگر اداره فرم مشخصی داده، همان ملاک است.
اگر یک مراقب روز امتحان نیامد چه کنیم؟
برای همین در صورتجلسه یک مراقب ذخیره برای هر روز تصویب کنید. جایگزینی را در جدول همان روز بنویسید و مراقب غایب را در نوبتهای بعدی جبران کنید تا تقسیم کار عادلانه بماند.