دفتریار۸ دقیقه مطالعه
شورای مدرسه آذر ماه: ۵ تصمیمی که باید پیش از امتحانهای دی در صورتجلسه بیاید
صورت جلسه شورای مدرسه آذر ماه: پنج تصمیم پیش از امتحانهای دی، برنامه روزهای تعطیلی، روز پژوهش و یلدا، با نمونه کامل متوسطه اول و ابتدایی.
صورتجلسه هر ماه را در یک دقیقه بساز
اولین سندت با هوش مصنوعی رایگان ساخته می‌شه؛ اولش رو ببین، بعد تصمیم بگیر. قالب خام هم همیشه رایگانه.
آذر، آخرین جلسه شورا پیش از دی
جلسه آذر شورای مدرسه با جلسه مهر و آبان فرق دارد. برنامه سال تصویب شده، اردوهای پاییزی برگزار شده و حالا چند هفته بیشتر تا امتحانهای نوبت اول نمانده است. جلسه بعدی شورا احتمالاً وسط امتحانها یا بعد از آن است؛ پس هر تصمیمی که برای دی لازم است، باید همین آذر گرفته و نوشته شود.
اشتباه رایج این است که صورتجلسه آبان را باز کنی، تاریخ را عوض کنی و چند بند کلی اضافه کنی. این راهنما پنج تصمیم مخصوص آذر را جدا می‌کند، یک نمونه کامل برای مدرسه متوسطه اول و یک نمونه کوتاه ابتدایی می‌آورد، و در آخر می‌گوید چطور صورتجلسه هر ماه را بدون نوشتن دوباره سربرگ و حاضران بسازی. اعضا، حد نصاب و امضاها را در صورتجلسه شورای مدرسه با بندهای آییننامه توضیح داده‌ایم.
در جلسه آذر شورای مدرسه چه تصمیمی بگیریم؟ ۵ مورد
برنامه امتحانهای نوبت اول و کلاسها: تصویب نهایی روزهای امتحان و این‌که کلاسها در روزهای امتحان چطور دایر است. برای متوسطه اول، آییننامه ارزشیابی نوبت اول را تا پایان دی گذاشته و گفته در ایام امتحان کلاسها دایر است؛ تعطیلی کلاس فقط با مجوز اداره. تقسیم مراقبان کار جلسه ستاد امتحانات است، نه شورا.
برنامه جایگزین روزهای تعطیلی: اگر مدرسه به خاطر آلودگی هوا، برف یا سرما تعطیل یا غیرحضوری شد، امتحان، نمایشگاه یا جلسه اولیای آن روز کجا می‌رود؟ یک قاعده ساده تصویب کن («به اولین روز حضوری بعد») و بنویس چه کسی به خانواده‌ها خبر می‌دهد.
روز پژوهش (۲۵ آذر): نمایشگاه یا ارائه کارهای پژوهشی، با روز، محل، داورها و مسئول. اگر در آبان فقط «برنامه هفته پژوهش» تصویب شده، آذر وقت جزئیات است.
شب یلدا (۳۰ آذر، دوشنبه): اگر مدرسه برنامه‌ای در روز آخر آذر دارد، پیشنهادش معمولاً از شورای دانش‌آموزی می‌آید و طبق آییننامه بعد از تأیید شورای مدرسه اجرا میشود. زمان، مدت و این‌که هیچ هزینه‌ای از خانواده‌ها گرفته نمی‌شود را بنویس.
گزارش مالی آبان: بررسی گزارش مالی از وظایف شوراست. رقم کل کمک‌های داوطلبانه و محل خرج را جدا بیاور؛ نام کسی که کمک کرده یا نکرده نمی‌آید.
بند ثابت اول هر جلسه هم پیگیری مصوبات ماه قبل است. اگر آبان مصوبه‌ای مثل «اردوی پایه هشتم» یا «فرستادن برنامه امتحان به اولیا» داشته‌ای، آذر با یک خط برای هر کدام شروع کن: انجام شد، در حال انجام، یا انجام نشد و چرا.
نمونه کامل: صورتجلسه شورای مدرسه متوسطه اول، آذر ۱۴۰۵
این همان مدرسه فرضی نمونه آبان در صورتجلسه شورای مدرسه است، یک ماه بعد. شورا ۷ عضو ثابت دارد، پس جلسه با ۵ نفر رسمی میشود. نام‌ها، عددها و تاریخ‌ها فرضی‌اند و به جای نام افراد سمت آمده است.
مشخصات: جلسه چهارم سال تحصیلی ۱۴۰۵–۱۴۰۶ (عادی)، یکشنبه ۲۲ آذر ۱۴۰۵، ساعت ۱۳:۳۰ تا ۱۴:۵۰، دفتر مدیر.
حاضران (۶ نفر از ۷ عضو؛ جلسه رسمی است): مدیر (رئیس شورا)، معاون آموزشی پایه هفتم، معاون آموزشی پایه‌های هشتم و نهم (دبیر شورا)، معاون اجرایی، معاون پرورشی و تربیت‌بدنی، رئیس انجمن اولیا و مربیان.
غایب: نماینده شورای معلمان (کلاس جبرانی؛ نظرش درباره بند ۳ را کتبی فرستاد).
مدعو با حق رأی: نماینده شورای دانش‌آموزی، فقط برای بند ۵.
دستور جلسه: ۱) پیگیری مصوبات آبان ۲) برنامه امتحانهای نوبت اول و کلاسها ۳) برنامه جایگزین روزهای تعطیلی ۴) نمایشگاه روز پژوهش ۵) برنامه شب یلدا ۶) گزارش مالی آبان.
بند ۱ (پیگیری): اردوی پایه هشتم پنجشنبه ۵ آذر با رضایت‌نامه ۸۶ نفر از ۹۰ دانش‌آموز برگزار شد (انجام شد). برنامه امتحانها ۵ آذر برای اولیا فرستاده شد (انجام شد). فهرست ۲۴ طرح پژوهشی ۱۵ آذر اعلام شد (انجام شد). نصب قفسه کتابخانه کلاسها هنوز انجام نشده چون اعتبارش نرسیده است.
بند ۲ (مصوبه): امتحانها طبق برنامه اعلام‌شده از ۱ تا ۱۸ دی، زنگ اول و دوم؛ کلاسها از زنگ سوم دایر است. رأی: ۶ موافق از ۶ حاضر. مسئول: معاون آموزشی پایه هفتم؛ جدول مراقبان به جلسه ستاد امتحانات سپرده شد.
بند ۳ (مصوبه): اگر روز امتحان یا برنامه‌ای به تعطیلی یا آموزش غیرحضوری خورد، همان برنامه به اولین روز حضوری بعد منتقل میشود و تا ساعت ۲۰ همان روز در گروه رسمی اولیا اعلام میشود. رأی: ۵ موافق، ۱ ممتنع از ۶ حاضر. مسئول اعلام: معاون اجرایی.
بند ۴ (مصوبه): نمایشگاه کارهای پژوهشی پایه‌های هفتم تا نهم، چهارشنبه ۲۵ آذر از زنگ دوم تا پایان روز در نمازخانه، با داوری دو دبیر علوم؛ اولیا از ساعت ۱۱ می‌توانند بازدید کنند. رأی: ۶ موافق از ۶ حاضر. مسئول: معاون پرورشی؛ چیدمان تا ۲۴ آذر.
بند ۵ (مصوبه): پیشنهاد شورای دانش‌آموزی برای برنامه یلدا تأیید شد: دوشنبه ۳۰ آذر، زنگ آخر، ۴۵ دقیقه، شعرخوانی و مسابقه کلاسی؛ هیچ هزینه یا وسیله‌ای از خانواده‌ها خواسته نمی‌شود. رأی: ۷ موافق از ۷ رأی‌دهنده. مسئول: معاون پرورشی با نماینده شورای دانش‌آموزی.
بند ۶ (بررسی، بدون رأی): گزارش مالی آبان را معاون اجرایی خواند. به خواست رئیس انجمن، جمع کمک‌های داوطلبانه و محل خرجش جدا آمد و روی تابلوی ورودی هم نصب میشود. مسئول: معاون اجرایی، مهلت: ۲۶ آذر.
موکول به بعد: قفسه کتابخانه کلاسها به جلسه دی، بعد از رسیدن اعتبار.
جلسه بعد: یکشنبه ۲۰ دی ۱۴۰۵، ساعت ۱۳:۳۰؛ جلسه کوتاه درباره روند امتحانها.
امضاها: نام و سمت هر عضو حاضر و نماینده شورای دانش‌آموزی (برای بند ۵)، هر کدام با امضا؛ دبیر شورا (تنظیم‌کننده)؛ مدیر مدرسه (رئیس شورا).
سه چیز در این نمونه مخصوص آذر است: بند ۳ که پیش از شروع سرما و آلودگی تکلیف روزهای تعطیلی را روشن می‌کند، تاریخ جلسه بعد که عمداً بعد از امتحانها گذاشته شده، و بند پیگیری که مستقیم از مصوبه‌های آبان پر شده است. در بند ۵ هم تعداد رأی‌دهنده‌ها ۷ است، چون نماینده شورای دانش‌آموزی برای همین بند با حق رأی دعوت شده.
نمونه کوتاه: صورتجلسه شورای مدرسه ابتدایی آذرماه
در دبستان، آذر بیشتر ماه سرما، ارزشیابی نوبت اول و آماده کردن خانواده‌ها برای کارنامه است. این نمونه ادامه جلسه آبان دبستان فرضی «باران» است که مسابقه کتاب‌خوانی و بینایی‌سنجی را تصویب کرده بود.
مشخصات: سه‌شنبه ۲۴ آذر ۱۴۰۵، ساعت ۱۲:۳۰ تا ۱۳:۲۰، دفتر مدیر.
حاضران (۶ نفر از ۷ عضو؛ جلسه رسمی است): مدیر (رئیس شورا)، معاون آموزشی (دبیر شورا)، معاون اجرایی، معاون پرورشی، نماینده شورای معلمان، رئیس انجمن اولیا و مربیان. غایب: نماینده خیّر.
پیگیری آبان: بینایی‌سنجی پایه‌های چهارم و پنجم در هفته اول آذر انجام شد و نتیجه هر دانش‌آموز فقط به خانواده خودش داده شد. مسابقه کتاب‌خوانی از ۱ آذر شروع شده است.
مصوبه ۱: در روزهایی که دمای صبح زیر صفر است، مراسم صبحگاه در سالن یا کلاسها برگزار شود. رأی: ۶ موافق از ۶ حاضر. مسئول: معاون پرورشی.
مصوبه ۲: جلسه دیدار اولیا برای توضیح کارنامه توصیفی نوبت اول، پایه‌به‌پایه، بعد از پایان ارزشیابی نوبت اول؛ تاریخ هر پایه در جلسه دی تعیین شود. رأی: ۶ موافق از ۶ حاضر. مسئول: معاون آموزشی.
مصوبه ۳: برنامه ۲۰ دقیقه‌ای یلدا در کلاسها، دوشنبه ۳۰ آذر، بدون خواستن خوراکی یا هزینه از خانواده‌ها. رأی: ۵ موافق، ۱ ممتنع از ۶ حاضر. مسئول: آموزگاران هر کلاس با هماهنگی معاون پرورشی.
کار بعدی: اطلاعیه صبحگاه سرپوشیده و برنامه یلدا به اولیا، مسئول: مدیر، مهلت: ۲۵ آذر.
امضاها: شش عضو حاضر، هر کدام کنار نام و سمت.
برای جمله‌های کارنامه توصیفی، که در ابتدایی کار آذر و دی است، ارزشیابی توصیفی چیست فرمول سه‌جزئی و نمونه دارد.
صورتجلسه آبان را با عوض کردن تاریخ، آذر نکن
مصوبه تکراری: اگر «برگزاری امتحانات طبق ضوابط» هم در مهر آمده هم در آبان هم در آذر، یعنی هیچ‌وقت تصویب نشده است. آذر روز و زنگ امتحان را بنویس.
پیگیری خالی: صورت‌جلسه‌ای که بند پیگیری ندارد نشان نمی‌دهد مصوبه‌های ماه قبل اجرا شده یا نه. کارشناس اداره دقیقاً همین را می‌پرسد.
تعداد حاضران بدون کل اعضا: «۶ نفر حاضر بودند» کافی نیست؛ «۶ نفر از ۷ عضو» نشان می‌دهد جلسه طبق ماده ۱۶ رسمی بوده است.
مناسبت بدون مسئول: «برنامه یلدا اجرا شود» کار نیست. زمان، مدت و مسئول را بنویس.
نام دانش‌آموز: موضوع انضباطی یا درسی یک بچه مشخص به جمع کوچک‌تری ارجاع میشود و در صورتجلسه شورا فقط «ارجاع شد» می‌آید.
صورتجلسه هر ماه را در یک دقیقه بساز
شورای مدرسه دستکم ماهی یک جلسه دارد؛ یعنی از مهر تا خرداد حدود ده صورتجلسه با همان سربرگ، همان اعضا و همان جدول امضا. دفتریار این بخش تکراری را از دوشت برمی‌دارد: فرم صورتجلسه را با نوع «شورای مدرسه» باز می‌کند، تو مدرسه، تاریخ، حاضران و یادداشت‌های خودمانی جلسه را می‌نویسی، و خروجی یک برگه رسمی است با جدول حاضران و ستون امضا، دستور جلسه، خلاصه مذاکرات و جدول مصوبات با ستون مسئول و مهلت.
لینک پایین صفحه فرم را با نوع جلسه «شورای مدرسه» باز می‌کند. حاضران را هر نفر در یک خط با سمت بنویس و دستور جلسه آذر را از فهرست بالا بردار.
در «یادداشت‌های جلسه» همان چیزی را بنویس که گفته شد، مثلاً «نمایشگاه پژوهش ۲۵ آذر در نمازخانه، معاون پرورشی، شش موافق». هزینه را قبل از ساخت می‌بینی؛ اگر نسخه هوش مصنوعی نخواستی، قالب خام همان برگه را با جای خالی می‌دهد.
ماه بعد، صفحه صورتجلسه آذر را باز کن و «دوباره بساز» را بزن. فرم با همان مدرسه، حاضران و نوع جلسه باز میشود؛ فقط تاریخ، دستور جلسه و یادداشت‌های دی را عوض کن.
این متن از کجا می‌آید؟
دفتریار فقط یادداشت‌های تو را رسمی و مرتب می‌کند. مصوبه، عدد، تاریخ یا نامی که در یادداشت نیامده باشد از خودش اضافه نمی‌کند؛ اگر در جلسه مسئول یک کار گفته نشد، خانه مسئول خالی می‌ماند تا خودت پرش کنی. نام حاضران هم برای مدل فرستاده نمی‌شود و فقط در جدول امضای برگه می‌نشیند. خروجی را می‌توانی همان‌جا ویرایش، چاپ یا Word کنی. برای صورتجلسه شوراهای دیگر مدرسه، همه صورت‌جلسه‌های مدرسه را ببین.
صورتجلسه هر ماه را در یک دقیقه بساز
نوع «شورای مدرسه» از قبل انتخاب شده؛ مدرسه، تاریخ، حاضران و چند خط یادداشت جلسه آذر را بنویس. ماه بعد «دوباره بساز» را بزن تا فرم با همان مدرسه و حاضران باز شود. هزینه را قبل از ساخت می‌بینی.
ساخت صورتجلسه آذراولین سندت با هوش مصنوعی رایگان ساخته می‌شه؛ اولش رو ببین، بعد تصمیم بگیر. قالب خام هم همیشه رایگانه.
سؤال‌های رایج
در صورت جلسه شورای مدرسه آذر ماه چه موضوعهایی بنویسیم؟
پیگیری مصوبات آبان، برنامه امتحانهای نوبت اول و دایر بودن کلاسها، برنامه جایگزین روزهای تعطیلی به خاطر آلودگی هوا یا برف، روز پژوهش ۲۵ آذر، برنامه شب یلدا اگر مدرسه دارد، و گزارش مالی آبان. هر مصوبه با رأی، مسئول و مهلت.
آیا شورای مدرسه باید در آذر جلسه داشته باشد؟
طبق ماده ۱۵ آییننامه اجرایی مدارس، شورای مدرسه دستکم ماهی یکبار تشکیل میشود. چون جلسه دی معمولاً با امتحانها همزمان است، تصمیمهای لازم برای دی بهتر است در جلسه آذر گرفته شود.
اگر جلسه آذر به خاطر تعطیلی مدرسه برگزار نشد چه کنیم؟
در صورتجلسه بعدی بنویس جلسه آذر به چه دلیل و تا چه تاریخی عقب افتاد. جلسه فوقالعاده هم با پیشنهاد مدیر یا دوسوم اعضا تشکیل میشود؛ حد نصاب دوسوم اعضا برای رسمی بودن جلسه همچنان لازم است.
صورتجلسه شورای مدرسه ابتدایی آذرماه چه فرقی با متوسطه دارد؟
ساختار یکی است: حاضران از کل اعضا، دستور جلسه، پیگیری، مصوبه با رأی و امضا. موضوع‌ها فرق دارند: در دبستان سرما و صبحگاه، کارنامه توصیفی و جلسه اولیا؛ در متوسطه برنامه امتحان، روز پژوهش و دایر بودن کلاسها.